Перевод «Post Morto» анализ Monero Konferenco

​

Настоящий документ призван разъяснить, как проводилась Konferenco 2019, начиная с бюджета мероприятия и заканчивая его аудио и визуальным обеспечением. Содержание данного Post Morto анализа (это на эсперанто, а не на латыни) также должно эволюционировать год от года и отражать более актуальную информацию, нежели в прошлом.

Я не гарантирую, что информация в данном документе будет актуальной или полной. Если вы заметите, что информация устарела, пожалуйста, обновите этот документ и относитесь к нему, как к «живому».

1. Бюджетные показатели
​

В бюджетном документе бюджет должен быть расписан подробно, по месяцам и категориям. Вот запланированные и фактические цифры, а также сумма оставшихся ликвидных активов на 19 июля, примерно на полдень (после непредвиденных расходов осталось примерно 46,5 XMR и примерно 0,0151 XBT, а также немного малозначимых монет мелочью).

	Запланированная сумма	Фактическая сумма
Доход	$ 96 029,65	$ 61 587,64
Расход	$ 63 750,00	$ 100 210,22
Доход - расход	$ 32 279,65	$ -38 622,58
Активы в остатке	$ 0,00	$ 5807,27
Фактические чистые накопления	$ 96 029,65	$ -32 815,31

Нами было продано 60 билетов для обычных посетителей, 4 студенческих билета и 9 билетов класса «Platinum». Нами было привлечено 27 докладчиков и участников панели, 11 спонсоров (которые, в свою очередь, привлекли ещё 5 человек). Общее количество участников составило 116 человек. Подробности содержатся в документе по бюджету.

Примечание. Данные финансовые потери являются моими собственными (Шурэ). В соответствии с исходными положениями, изложенными мною в CSS, мы договорились о том, что весь доход пойдёт на организацию будущих конференций, и мы согласились взять на себя все убытки, которые будут понесены в результате проведения мероприятия. Мы не рекомендуем делать этого в будущем. См. наши руководства.

2. Запланированные продажи — наше горе. Волатильность — наша боль. Неожиданные гости — наша отрада
​

Теперь у нас есть опыт, который мы можем использовать в следующем году:

• по предварительным данным, полученным после проведения Magical Crypto Conference, предполагалось, что 60% билетов будет продано в течение последних нескольких недель;

• по нашим данным это количество ближе к 40%. Поэтому мы значительно переоценили посещаемость;

• с точки зрения балансирования бюджета без привлечения дополнительных корпоративных спонсоров билеты должны были быть в четыре раза дороже, что было бы необоснованно;

• нами было запрошено 60 000 долларов США в XMR, когда XMR стабильно торговалась выше 100 USD за XMR. Эта сумма была собрана 30 января 2019. Средства были получены мною 5 февраля 2019. XMR стоили примерно 28 510 XMR. Разница составила 31 590 USD, и это составило более 80% наших потерь.

3. Положительный опыт: цифры ниже, в рамках и почти в рамках запланированного бюджета​

Нам неплохо удалось снизить затраты по ряду направлений:

• оплата работы руководителя проекта соответствовала заложенному бюджету;

• стоимость аренды места проведения оказалось ниже запланированной, поскольку включала в себя питание, проживание и аудио/видео обеспечение; аренда была практически бесплатной, но в конечном счёте пришлось много заплатить за питание и аудио/видео обеспечение;

• в частности, распечатка постеров соответствовала бюджету (вместе с тем остальные «печатные материалы» — нет);

• стоимость перелёта докладчиков составила по 350 USD на докладчика, что было ниже предусмотренного бюджетом, но у нас было 7 дополнительных докладчиков. В итоге наши затраты были ниже примерно на 2493 USD;

• мы немного превысили бюджет при оплате номеров для проживания наших докладчиков, но не сильно, благодаря некоторым спонсорам, взявшим на себя оплату их приезда;

• все остальные затраты были либо сверх, либо вне бюджета, то есть не было учтено в наших планах.

4. Отрицательный опыт: затраты сверх бюджета​

По ряду всевозможных причин нами был превышен бюджет по каждому из пунктов. Вот они:

• Печатные материалы и подарочные наборы. Нами была заложена сумма в размере 3000 USD за бейджи, постеры, программки, баннеры, стикеры и подарочные наборы. Фактически на эти вещи нами было потрачено 6005 USD, то есть бюджет увеличился вдвое:
  • мы заплатили 4,40 USD за набор;
  • мы заплатили 1 USD за программки;
  • мы заплатили примерно по 1 USD за каждый кубик Рубика;
  • мы заплатили примерно по 6,25 USD за USB блокировщик данных;
  • в каждый набор входила футболка за 10 USD;
  • некоторые многообещающие и в конечном счёте плодотворные переговоры со спонсорами привели нас к тому, что футболки были включены в бюджет. В следующем году футболки следует продавать, а некий запланированный доход от продажи футболок должен быть заложен в бюджет. Rehrar может помочь в планировании цифр в будущем на основе масштаба мероприятий;
  • в последующие годы спонсоров необходимо учитывать как в планируемом, так и в фактическом бюджете только после того, как деньги будут «на руках». Само по себе обещание денег ничего не стоит;
  • правильный расчёт бюджета по подарочным пакетам является важным и деликатным делом. Будущие организаторы должны поручить расчёт бюджета по подарочным пакетам координационному комитету.

• Питание. В соответствии с расценками некоторых местных ресторанов нами было запланировано 6650 USD на питание. На питание на месте проведения мы потратили 28 335,64 USD:
  • этого некоторым образом можно было бы избежать, но к 1 июня нам пришлось потратить 22 496 USD на еду/напитки из-за внесения поправок в список посетителей (на тот момент их количество достигло 150);
  • это составило в итоге примерно 150 USD на одного человека:
  • появилось несколько больше людей, соответственно, было съедено несколько больше;
  • оплата за питание, аренду места проведения, гостиничные номера и аудио/видео обеспечения была объединена, и такие затраты, как оплата аренды, сместились в пользу минимальных затрат на еду и напитки;
  • мы пытались заполучить хорошие сметные предложения из множества мест, но такое объединение крайне затруднило процесс;
  • это может показаться выгодным предложением, но питание было комплексным и часто стоило выше своей настоящей цены. Зачастую дешевле (и интереснее) арендовать место проведения отдельно от места питания участников;
  • в следующем году организаторам следует учесть возможность более высокой или более низкой посещаемости и соответствующую необходимость в питании; мы довольно слабо представляли, чего ожидать, и поэтому сделали (слишком большой) уклон в положительную сторону;
  • в следующем году комитету следует одобрять решения по питанию, основываясь более чем на одном предложении, и комитет должен сделать всё возможное, чтобы максимально тщательно сравнить предложения (возможно, избегая объединения предлагаемых услуг);
  • нам хотелось бы ещё раз подчеркнуть, что тщательное сравнение предложений и расценок является жизненно важным. Было довольно сложно определить, дешевле или нет такой объединённый пакет услуг (а он не был дешевле);
  • на нашем мероприятии потребовалось обслуживание по питанию в течение всего дня, и это оказалось довольно дорого: «Вот так вот они и питаются»;
  • мы могли бы в оба дня ограничить завтрак «континентальным»: выпечкой, сливками и сыром, чтобы сэкономить, а также сократить полуденные закуски орехами или печеньем;
  • но вы никуда не денетесь от кофе, который необходим в течение всего дня, чтобы не сердить посетителей;
  • в следующем году мы бы рекомендовали найти специального спонсора, который бы оплатил кофе.
  
  
• Ужин для докладчиков. Ужин посетило 50 человек, и он обошёлся в 3540 USD, что составило 71 USD на человека. В бюджет была заложена сумма 2000 USD за ужин, который должно было посетить 30 человек, и это составило бы 66,67 USD на каждого;
  • увеличение количества участников повлекло за собой дополнительные расходы, которые составили более 4,33 USD за человека;
  • в следующем году комитет должен заняться утверждением таких решений, как решение по ужину;
  • я доволен всем, связанным с ужином, кроме недооценки количества его участников и стоимости из расчёта на человека.
  
  
• Аудио/видео обеспечение. Это просто убило нас — бюджет практически втрое превысил запланированный:
  • план изменился за несколько недель до проведения Konferenco;
  • первое изменение коснулось редакции слайдов и времени живых выступлений, а также записи этого процесса на входе и на выходе;
  • наш изначальный план предполагал запись видео и его сведения со слайдами докладчика. Послушайте совета: не делайте этого — видео никогда не заканчивается после публикации;
  • следующим изменением стала прямая трансляция вместо записи, что стоило очень дорого.

5. Ужасный опыт: внебюджетные расходы​

В этом году мы совершенно не учли целый ряд вещей. Вот они с некоторыми комментариями. Многое из этого следует включить в бюджет следующего года, и этот раздел, «Ужасный опыт», в будущем должен совершенно исчезнуть из анализа Post Morto.

• Скидки на студенческие билеты. Это была великолепная идея, которую я рекомендовал бы сохранить:
  • в масштабе бюджета мероприятия — это капля в море;
  • анонимный спонсор сделал пожертвование с условием, что потратим деньги на то, чтобы студенческие билеты были бесплатными, и если бы что-то осталось, то мы были вольны поступать со средствами по собственному усмотрению. Таким образом, данные расходы были оплачены спонсором;
  • ситуация может меняться год от года в зависимости от того, как пойдут продажи;
  • я сожалею только о том, что мною это не было заложено в бюджет изначально.

• Место проведения (налоги, сборы, прочие мелкие расходы). Эта категория в шесть раз превысила расходы на скидки студентам:
  • при составлении следующего бюджета следует учесть налоги как процент в каждой соответствующей категории;
  • в нашем случае налоги были предоплачены из расчёта на гостиничный номер, и плата за обслуживание вносилась через категорию аудио/видео обеспечения;
  • в Колорадо при проведении мероприятий в будущем во избежание издержек следует продавать футболки, или же при наличии более двух местных поставщиков, они должны что-то решить с налогом на продажу.

• Лекционные доски, маркеры, другие расходуемые материалы. Опять же, не были включены в изначальный бюджет, и я жалею о том, что не сделал этого в первую очередь.

• Распространение информации. Объём нетривиальных затрат на распространение информации и рекламу был огромен. Если игнорировать эти затраты, посещаемость будет ниже ожидаемой, и мероприятие просто не окупит себя:
  • оплата медиа-команды: чёрт меня подери, Thunderosa проделал фантастическую работу по графике Konferenco! И художников всё время нереально долбали за их работу, которая осталась совершенно недооценённой. Мы рекомендуем учитывать в бюджете оплату работы художников и ребят, работающих над рекламой, даже если они занимаются этим на добровольной основе;
  • промоушн / реклама в СМИ: кампания по распространению информации о мероприятии обошлась неожиданно дорого, даже через Twitter или Reddit, или местную «андеграундную» газету. В будущем в бюджет должен быть включён план по распространению информации / рекламе, а также некоторым образом разъяснён подход, который будет использоваться;
  • оплата работы разработчиков веб-сайта и стоимость самого веб-сайта — это неизбежные затраты, несмотря на то, что мы заплатили больше, чем нам понадобится в последующие годы, чтобы обеспечить простую бессерверную платёжную систему с внутренней базой данных, которая бы работала как со Stripe, так и с Glooby, и могла бы обеспечить все необходимые простые действия с билетами. В будущем крутой альтернативой могли бы стать Neon или Tari, если бюджет потянет комиссии.

6. А что если бы?..​

...Если бы (i) рынок был стабильным, и цена держалась бы у отметки 100-105 USD за XMR, и (ii) мы бы работали с EventBrite, и (iii) мы бы продавали футболки, а не раздавали их просто так, то мероприятие принесло бы прибыль. Рассмотрим сценарии, что могло бы быть, с нашим обоснованием. Безусловно, пункт (i) был совершенно вне нашего контроля, но пункты (ii) и (iii) мы контролировали.

• Что было бы, если бы мы придерживались изначального плана по видео/аудио обеспечению?
  • За аудио/видео мы бы заплатили примерно 7500 USD, а не 13 888 USD (мы всё равно превысили бы бюджет на 2500 USD).
  • Выступления не транслировались бы «в живую».
  • Наша межконтинентальная панель с Zcon1 не состоялась бы.
  • Это самый нежелательный способ экономии средств. НЕ ДЕЛАЙТЕ ЭТОГО. Вместо этого заложите большие расходы на аудио/видео обеспечение в бюджет.

• Что если бы рынок был стабильным и цена Monero держалась у отметки 100-105 USD за XMR?
  • Konferenco получила бы дополнительные 31 590,16 USD.
  • Это составило бы дополнительный дефицит в 5210 USD.

• Что если бы мы не стали оплачивать перелёты? Что насчёт размещения? Что насчёт и того, и другого?
  • Затраты на оплату перелётов составили 14 482,63 USD.
  • Размещение докладчиков обошлось в 10 695,30 USD.
  • Отсутствие затрат по обоим этим пунктам сэкономила бы 25 177,93 USD и оставила бы дефицит в размере 11 623 USD.

• Что если подарочные наборы были бы поскромнее?
  • Подарочные наборы обошлись нам по 4,40 USD за пакет, по 1 USD за кубик Рубика, чуть более чем по 6 USD за USB-кондом и по 10 USD за футболку.
  • Мы можем заменить это на пакет дешевле 2 USD и одним подарком за 4 USD, сэкономив таким образом 15,10 USD на каждом посетителе.
  • В нашем случае это сэкономило бы 2265 USD. Вполне неплохо, но и не так много в сравнении с нашим общим дефицитом.

• Что было бы, если бы мы удвоили цены на билеты, и это никак не сказалось на количестве продаж?
  • Мы бы заработали ещё приблизительно 10 460 USD, а дефицит составил бы 26 341 USD.
  • Следует отметить, что удвоение цены, вероятно, снизило бы общее количество проданных билетов, поэтому в данном случае «если бы» вообще не реально.

• Что было бы, если бы мы проявили осторожность в случае с расчётом питания? Вот некоторые примерные цифры 2019 года:
  • Услуги, связанные с питанием в течение всего дня, являются необходимым условием проведения конференции:
    • предоставление услуг по обеспечению такими напитками, как кофе, чай, содовая, вода, в течение 8 часов стоит от 20 до 55 USD за человека;
    • в 2019 мы платили по 20 USD за человека;
  • Ребятам нравится перекусить до и после обеда, так как это способствует концентрации внимания ближе к обеду или непосредственно перед ним. Это как вариант, но сама идея хороша:
    • перерыв на то, чтобы перекусить фруктами и овощами или орехами, просто хлебом с сыром и т. д. Стоит 17-19 USD на человека:
      • в 2019 мы платили по 19 USD за человека;
      • если бы заплатили по 17 USD за человека, то мы бы сэкономили по 2 USD на посетителя, что в итоге составило бы 300 USD;
    • чтобы люди появлялись у вас по утрам, и вам не приходилось отлавливать их по ресторанам, накормите людей завтраком:
      • «континентальный» лёгкий завтрак, состоящий из выпечки, сливок и сыра, стоит от 14 до 30 USD на человека. «Полуденный перерыв» с конфетами может стать расточительством в качестве завтрака за 19-25 USD на человека. Более затейливый завтрак с яичницей, французским тостом и т. д. стоит 23-39 USD на человека;
      • в 2019 нами было заплачено по 30 USD за человека за один завтрак и по 20 за ещё один;
      • если бы мы заплатили по 14 долларов за человека за оба завтрака, то мы бы сэкономили 11 долларов на посетителе, что в итоге составило бы 1650 USD.
  • Дело в том, что здесь мы не имели особых возможностей для манёвра, если сравнивать с общим масштабом проекта.
  • Затраты на питание, аудио/видео обеспечение, гостиничные номера и аренду места проведения конференции были объединены. Трудно было рассчитать всё это вместе и относиться к питанию как к отдельной переменной, как мы сделали это выше.

• Что, если бы воспользовались услугами EventBrite или Big Neon, или Tari, а не занимались бы разработкой веб-сайта?
  • Большинство платформ, занимающихся распространением билетов, берут комиссию в размере 2,5% и 5% от цены билета, а иногда ещё дополнительную комиссию в размере доллара или что-то вроде того.
  • Услуги EventBrite обошлись бы нам в 2,5% от наших 10 460 USD, вырученных путём продажи, плюс дополнительный доллар на каждый проданный билет (в нашем случае это составило бы 76 USD), в итоге — 337,5 USD.
  • Начальная оценка затрат на разработку веб-сайта была гораздо ниже, и проект далеко превысил эту оценку:
    • затраты на разработку «домашней» системы продажи билетов были на порядок выше (3832,37 USD), чем мы потратили бы на услуги EventBrite, Tari или Big Neon;
    • с другой стороны, наши затраты на разработку, если мы повторно воспользуемся этой системой, очень быстро приблизятся к нулю в ближайшие годы. Возможно, стоит воспользоваться ею ещё один или пару раз.
  • В данном случае мы советуем избегать подхода «сделай сам». Просто обратитесь к Big Neon.

7. Рекомендации на 2020 год
​

Чтобы избежать затрат и повысить доход в будущем, мы рекомендуем следующее:

• Чтобы избежать издержек:
  • оплата перелётов и проживания: сократить сумму помощи докладчикам, связанную с оплатой перелёта и проживания:
    • заранее составить соответствующий бюджет;
    • заранее решить, как будут использованы бюджетные средства:
      • будет ли это лотерея среди всех докладчиков?
      • должны ли будут докладчики подать запрос о необходимости такой помощи?
  • аудио/видео обеспечение: сократить затраты на аудио/видео обеспечение путём запроса необходимого оборудования у сообщества, но не сокращать такие затраты за счёт организации мероприятия ниже стандартного уровня:
    • parasew, marcvvs и sgp предоставили так много аудио/видео оборудования, что сэкономили нам тысячи, которые мы бы иначе отдали за аренду, и они также сэкономили нам за счёт того, что обеспечили персонал, который занимался аудио и видео;
    • не сокращайте затрат на аудио/видео за счёт снижения качества персонала или оборудования. Хороший звук критически важен как минимум;
    • постарайтесь покрыть все затраты на аудио/видео обеспечение за счёт корпоративных спонсоров. Стоимость оплаты аудио/видео из расчёта на участника конференции ведёт к значительному повышению цены билета;
  • распространение билетов: не умничайте! Просто обратитесь к EventBrite, Tari или Big Neon. Повторное использование системы, разработанной в 2019 году, возможно без каких-либо комиссий, но текущая система не закончена и потребует нетривиальных затрат на доработку.

• Чтобы повысить доход:
  • цены на билеты и затраты из расчёта на посетителя:
    • требование: следует убедиться в том, что цена билета покрывает фундаментальные затраты на каждого посетителя;
      • питание из расчёта на человека;
      • подарочные наборы;
      • если цены на билеты покажутся неоправданными...
        • займитесь поиском корпоративных спонсоров, в частности, чтобы снизить цену билетов;
        • займитесь поиском корпоративного «скидочного» спонсора, который будет отвечать именно за получение скидки на входе для участников. Людям нравится получать наличные на входе;
        • повышение цен на билеты неизбежно снизит количество посетителей. Считайте повышение цен крайней мерой;
      • насколько выручка с продажи билетов должна превышать затраты на питание и подарочные наборы?
        • высчитайте стоимость питания и подарочных наборов в случае, если известно целевое количество посетителей;
        • определите какой-то критический процент от продажи билетов, который будет означать «провал» мероприятия. Например, вы можете сказать, что если только 75% или 50% от целевого количества билетов будет продано, то мероприятие можно считать проваленным;
        • цены на билеты должны быть достаточно высокими, чтобы продажа билетов в случае провала мероприятия смогла бы покрыть стоимость питания и подарочных наборов в случае, если целевое количество участников не будет достигнуто;
          • например, если затраты на питание и подарочные наборы в течение всей конференции составят 39 000 USD на 300 человек, а значением «провального» процента будет 50%, то стоимость билетов для 150 посетителей в совокупности должна покрывать 39 000 USD;
        • если цены на билеты будут неразумными, то фиксированные затраты из расчёта на участника должны снизиться;
  • продавайте товары:
    • мы не стали ничего продавать на конференции 2019 года, поскольку побоялись растратить наши запасы;
    • вместо этого мы растратили свои запасы, просто раздав футболки;
    • для бюджета будет лучше следующее: (i) заказать 100 футболок по 10 USD за штуку и продайте 20 из них по 15 USD за штуку, вместо того чтобы (ii) заказать 200 футболок и все их раздать;
  • составьте план продвижения мероприятия, чтобы достигнуть целевых показателей по продаже билетов:
    • следите за продажей билетов. Если продажи не будут поспевать за целевыми показателями, активнее распространяйте информацию о мероприятии;
    • следите за эффективностью различных методов продвижения мероприятия с целью использования данной информации в будущем;
  • составьте план привлечения корпоративных спонсоров, которые должны стать основным (и в конечном счёте единственным) источником дохода Konferenco;
  • обращайтесь с деньгами более эффективно: трудно количественно определить, когда торги криптовалютой закроются в плюсе:
    • волатильность рынка:
      • будущие запросы финансирования Konferenco в системе CCS по крайней мере частично могут быть в Tether или другой стабильной монете, привязанной к фиату, или же менеджеры CCS могут производить финансирование Konferenco в Tether до выплат;
      • мы рекомендуем переводить 100% пожертвований криптовалюты в фиат до тех пор, пока намеченные затраты по мероприятию не будут покрыты;
      • составление бюджета мероприятия в единицах волатильного актива означает, что вы никогда не будете знать, сколько у вас будет денег для оплаты различных проектов;
      • по крайней мере в США каждая криптовалютная транзакция облагается налогом, поэтому частое перемещение криптовалюты также нежелательно с точки зрения выплаты налогов;
      • мы рекомендуем разбить будущие запросы финансирования Konferenco в CCS на этапы (простой вариант) или же осуществлять выплаты до того, как финансирование будет завершено (более хитрый вариант):
        • большая опасность состоит в том, что последний этап финансирования может провалиться;
        • преимущество состоит в том, что все средства, собранные через CCS на Konferenco, будут съедены волатильностью рынка;
        • ранние этапы финансирования гарантируют, что мероприятие состоится, и что к нему начнут привлекаться корпоративные спонсоры. Если более поздние этапы провалятся, то Konferenco пройдёт более серо, но всё же состоится.

Источник: A Monero Konferenco Post Morto

Перевод:
Mr. Pickles (@v1docq47)
Редактирование:
Agent LvM (@LvMi4)
Коррекция:
Kukima (@Kukima)